LOGISTICA
1.
Conceptos Básicos – Almacen . Inventarios
Son
aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.
La
formulación de una política de inventario para un departamento de almacén
depende de la información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de
materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente
mejor de esta información
Esta
función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se
deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de
algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de
inventarios defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los
registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata delos
artículos.
Función
de los Almacenes:
Mantienen
los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir
a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantienen
en constante información al departamento de compras, sobre las existencias
reales de materia prima.
Lleva
en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
Vigila
que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
Función
de las Existencias:
Garantizar
el abastecimiento e invalida los efectos de:
Retraso
en el abastecimiento de materiales.
abastecimiento
parcial
Compra
o producción en totales económicos.
Rapidez
y eficacia en atención a las necesidades.
2.
Equipos de Almacén
Estrategias
y cajas o casilleros:
Puede
aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que
emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas
compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los
casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y
contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de
uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes
especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.
Función
de Recepción:
La
función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador
común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro
departamento de la compañía, la actividades de construcción, el procedimiento
será el mismo.
Importancia:
La
recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia,
ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción
esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los
casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Proceso
Al
recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si esta en orden
y en buenas condiciones, si el recipiente esta dañado o no se recibió el numero
de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre,
como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre
envíos ocultos.
De
Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también
debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el
área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte
materiales de calidad inferios o en malas condiciones se le debe rechazar.
3.
Costos de Almacenamiento
Todo
material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los
costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y
tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de permanencia en existencias.
Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores serán los
costos de existencias. El costo de existencias (CE es la suma de los sos
costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CP) Vemos:
El
costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:
CA =
Q/2x Tx Px I
Donde:
Q=
cantidad de material en existencia en el periodo considerado.
T=
Tiempo de almacenamiento.
P=
Precio Unitario de material y,
I=
Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.
Sin
embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y
el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la
bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre
otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por
ello, es prudente utilizar una formula mas amplia – la tasa de almacenamiento
(TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (tosas expresadas en
porcentaje):
Ta =
Tasa de almacenamiento Físico:
Ta =
100 x Ax Ca
C x P
Donde:
A=
Área ocupada por las existencias.
Ca=
Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.
C=
Consumo anual del material.
P=
Precio Unitario material.
Tb=
Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
Tb=
100x Ganancia
Q x P
Donde:
Q x P=
Valor de los productos almacenados.
Tc=
Tasa de seguros del material almacenado
Tc=
100x Costo anual del equipo
Q x P
Td=
Tasa de transporte ,manipulación y distribución del material
Td=
100x devaluación anual del equipo
Q x P
Te=
Tasa de absoloscencia del material:
Te=
100x Perdidas anuales por antigüedad
Q x P
En
resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas
explicadas:
TA= Ta
+ Tb + Tc + Td + Te + Tf
Costo
de Almacenamiento:
Costo
de pedido:
El
costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en
el
procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo
anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de
compra, divididos por el numero de pedidos procesados en el pedido.
CP=
Costo anual de los pedidos (CAP)
Numero
de pedidos en el año (N)
El CAP
se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año:
Mano
de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.
Materiales
utilizado en la confederación del pedido (formularios, papel, sobres, entre
otros).
Costos
indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos
de oficina, entre otras).
Calculados
el CA y el CP, se obtiene el CE:
CE = CA
+ CP
Todos
los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir
al mínimo el CE.
4.
Técnicas de Almacenamiento de Materiales
El
almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los
materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La
elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes
factores:
Espacio
disponible para el almacenamiento de los materiales.
Tipos
de materiales que serán almacenados.
Tipos
de materiales que serán almacenados.
Numero
de artículos guardados.
Velocidad
de atención necesaria.
Tipo
de embalaje.
El
sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles
de la AM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:
Carga
unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por
embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de
material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si
fuese una unidad.
La
carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un
todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La
formación de cajas unitarias se hacen a través de un diapositiva llamado pallet
(plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas
dimensiones.
Sus
medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional
para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las
plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
En
cuanto al numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
Plataforma
de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no
requieren utilizar equipos de materiales.
Plataforma
de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales
requiere utilizar equipos de maniobras.
Cajas
o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas
dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como
plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados
pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o
cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser
esquematizadas y su tamaño pude variar enomermente puede construirlas la propia
empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.
Estanterías:
Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y
para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de
madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que
se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías
constituye el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica
adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy
grandes.
Columnas:
Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos,
barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en
rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de
acero
Apilamientos:
Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo
el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras,
obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de
almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que
en la practica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la
utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen
el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que
define el numero de entradas necesarias a las plataformas.
Contenedores
flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor
flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho
vulcanizado, con un revestimiento interno que varia según su uso. Se utiliza
para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con
capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse
por medio de apiladoras o grúas
Es muy
común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de
apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor
aprovechamiento vertical de los almacenes.
5.
Inventario Físico
Se da
el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la
existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad,
el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes,
para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o
en el banco de datos sobre materiales.
Algunas
empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una
estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa
y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.
El
inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del
periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión,
el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el
deposito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes
razones:
Permite
verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la
existencias físicas (cantidad real en existencia).
Permite
verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.
Proporciona
la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de
balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal.
La
necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
El
inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito
en el libro de inventario, conforme la legislación.
El
inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad,
la existencia del material y la aproximación del consumo real.
6.
Codificación de Materiales
Para
facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las
empresas utilizan sistemas de codificación de materiales.
Cuando
la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos
por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.
Para
facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos
con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje
adecuados, operativos operacionalización de la bodega y control eficiente de
las existencias.
Se da
el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación,
especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los
materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este
concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.
Catalogación:
Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna.
La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos
proporcionando una idea general de la colección.
Simplificación:
Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una
misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se
recomienda la simplificación favorece la normalización.
Especificación:
significa la descripción detallada de un articulo, como sus medidas, formato,
tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas
informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y
características. La especificación facilita las compras del articulo, pues
permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara.
Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del
producto, etc.
Normalización:
Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de
los materiales.
Estandarización:
significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La
estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre
innecesariamente en existencias.
Así
catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización
constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la
clasificación se puede codificar los materiales.
CLASIFICACIÓN
Catalogación
Simplificación
Especificación
Normalización
Estandarización
CODIFICACIÓN
7.
Clasificación y Codificación de los Materiales
Así
clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso,
tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal
modo que cada genero de material ocupe un legar especifico, que facilite su
identificación y localización de la bodega
La
codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos.
Codificar significa representar cada articulo por medio de un código que
contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y
letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético,
numéricos y alfanumérico.
El
sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una
de las cuales identifica determinadas características y especificación. El
sistema alfanumérico limita el numero de artículos y es de difícil
memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.
El
sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un mayor
numero de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en
esta clase, mientras que los números representan el código indicador del
articulo.
Documento
de Orientación Estratégica – Monografía del Sistema Universitario.
