Moderno Manual de Procedimientos: ¿Qué hacer, para qué hacer y cómo hacer?

SUSTENTACION TECNICA PARA MODIFICAR UN MANUAL

JESUS JIMENEZ LABAN

Como se sabe, los instrumentos de gestión forman parte de la política de Estado, que requieren una descripción de su visión, sus componentes y alcances.  De la misma manera una visión comparada –Banco Mundial desarrolla documentos de orientación estratégica, por ejemplo-,  para entender mejor la razón de ser de estos instrumentos, su concepción, los principios rectores y los resultados exitosos alcanzados.

De manera que lo se sugiere hacer es una diagnóstico de la empresa a partir de los testimonios de los propios protagonistas para elaborar un perfil de la entidad donde se trabaja y una propuesta de instrumentos de gestión que formará luego parte de un Plan de Desarrollo Concertado, garantizando la sostenibilidad, el presupuesto en aras de una dinámica y efectiva prestación de servicios públicos.

Vale recordar también con un repaso de la dirección de servicios, organización, funciones, personal de la entidad, así como sus actuales herramientas técnicas, de gestión y de marketing.

Se requiere asimilar la cultura de la entidad, de detectar las necesidades y ponderar los procesos de cambio antes de elaborar un nuevo modelo de gestión.  Pueden ayudar  también ejemplos públicos y privados que han permitido el diseño de modelos de gestión exitosos.

Todo esto pasa por una mirada acuciosa del personal en la detección de esas necesidades, analizar a las personas y sus relaciones dentro de la institución y relacionar organización con el entorno donde se desarrollan las actividades de tal manera que la organización tenga la capacidad de diseñarse a sí misma en un contexto único.

Como es de suponer, el tema de fondo no es tanto definir instrumentos ROF-MOF-CAF-PAD-TUPA- como sustentar de manera técnica la modificación de los manuales, cosa que pasa por un estudio de la realidad para hacer más efectivos dichos instrumentos.

Se necesita de una cultura del “qué hacer, para qué hacer y cómo hacer”.   En esencia, esto significa que los manuales no se pueden copiar al pie de la letra de otras experiencias, sino ser el espejo de lo que quiere la autoridad que opera con un grupo humano en un escenario especifico –empresa del estado, organización privada, proyecto de desarrollo etc.- por lo que debe tenerse en cuenta la naturaleza, la estructura, organización y funciones de la organización en su conjunto, todo lo cual debe adecuarse la ley, los convenios y las propias autorizaciones de los jefes locales que manan como actos administrativos a tener en cuenta.

Como cualquier manual especializado, enfoca los inicios, procedimientos, procesos, movimientos y pasos, así como selección de grupo, ejecución de tareas, manejo de tiempo, control de calidad,  y prevención.  El siguiente movimiento tiene que ver con la elaboración de un manual, cuya utilidad práctica –que es lo que buscamos todos- es vehiculizar sus contenidos y su aplicación práctica por parte de sus usuarios.  Teniendo en cuenta los avances de la tecnología, existen mecanismos modernos de sensibilización acerca de la importancia del cumplimiento de un manual. 

Estos mecanismos son las voces datos e imágenes cargables o recargables en las redes de internet, sus servicios de valor agregado y aplicaciones.  La brevedad es el alma de la claridad.   Por ello la narración, las imágenes y los textos deben ser claros y didácticos, teniendo música de fondo,  ilustraciones originales desarrollo de contenidos en formato físico y virtual. 

VIDEO MODELO DE UN MANUAL MODERNO

SUMARIO EJECUTIVO

      SUSTENTACION TECNICA PARA MANEJAR UN MANUAL

Ø  Visión comparada

Ø  Política de Estado

Ø  Visión, componentes, alcances

Ø  Principios rectores

      TECNICAS DE MODIFICACION DE MANUALES

Ø  Qué hacer, para qué hacer, cómo hacer

Ø  Diseño en un contexto único

Ø  Definición de instrumentos

Ø  ROF-MOF-CAF-PAD-TUPA

      PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO

Ø  Diagnóstico de entidad

Ø  Testimonios de protagonistas

Ø  Propuesta de instrumentos de gestión

Ø  Sostenibilidad

      BALANCE DE COMPROBACION

Ø  Servicios, organización, funciones.

Ø  Personal

Ø  Actuales técnicas

Ø  Gestión

Ø  Marketing

Ø  Entornos –interno- externo

      VERSON INEDITA

Ø  Organización

Ø  Naturaleza

Ø  Estructura

Ø  Organización

Ø  Funciones

      TEJIDO JURIDICO

Ø  Leyes

Ø  Convenios

Ø  Autorizaciones propias

Ø  Actos administrativos

      APLICACIONES PARA VEHICULIZAR CONTENIDOS

Ø  Inicios

Ø  Procedimientos

Ø  Procesos

Ø  Movimientos

Ø  Selección de grupos y ejecución de tareas

Ø  Manejo de tiempo, control de calidad, prevención

      SENSIBILIZACION Y FORMATOS

Ø  La importancia del cumplimiento de un manual

Ø  Cargas y recargas

Ø  Voces datos e imágenes

Ø  De lo físico a lo virtual