Moderno Manual de Procedimientos: ¿Qué hacer, para qué hacer y cómo hacer?

SUSTENTACION TECNICA PARA MODIFICAR UN MANUAL

JESUS JIMENEZ LABAN

Como se sabe, los instrumentos de gestión forman parte de la política de Estado, que requieren una descripción de su visión, sus componentes y alcances.  De la misma manera una visión comparada –Banco Mundial desarrolla documentos de orientación estratégica, por ejemplo-,  para entender mejor la razón de ser de estos instrumentos, su concepción, los principios rectores y los resultados exitosos alcanzados.

De manera que lo se sugiere hacer es una diagnóstico de la empresa a partir de los testimonios de los propios protagonistas para elaborar un perfil de la entidad donde se trabaja y una propuesta de instrumentos de gestión que formará luego parte de un Plan de Desarrollo Concertado, garantizando la sostenibilidad, el presupuesto en aras de una dinámica y efectiva prestación de servicios públicos.

Vale recordar también con un repaso de la dirección de servicios, organización, funciones, personal de la entidad, así como sus actuales herramientas técnicas, de gestión y de marketing.

Se requiere asimilar la cultura de la entidad, de detectar las necesidades y ponderar los procesos de cambio antes de elaborar un nuevo modelo de gestión.  Pueden ayudar  también ejemplos públicos y privados que han permitido el diseño de modelos de gestión exitosos.

Todo esto pasa por una mirada acuciosa del personal en la detección de esas necesidades, analizar a las personas y sus relaciones dentro de la institución y relacionar organización con el entorno donde se desarrollan las actividades de tal manera que la organización tenga la capacidad de diseñarse a sí misma en un contexto único.

Como es de suponer, el tema de fondo no es tanto definir instrumentos ROF-MOF-CAF-PAD-TUPA- como sustentar de manera técnica la modificación de los manuales, cosa que pasa por un estudio de la realidad para hacer más efectivos dichos instrumentos.

Se necesita de una cultura del “qué hacer, para qué hacer y cómo hacer”.   En esencia, esto significa que los manuales no se pueden copiar al pie de la letra de otras experiencias, sino ser el espejo de lo que quiere la autoridad que opera con un grupo humano en un escenario especifico –empresa del estado, organización privada, proyecto de desarrollo etc.- por lo que debe tenerse en cuenta la naturaleza, la estructura, organización y funciones de la organización en su conjunto, todo lo cual debe adecuarse la ley, los convenios y las propias autorizaciones de los jefes locales que manan como actos administrativos a tener en cuenta.

Como cualquier manual especializado, enfoca los inicios, procedimientos, procesos, movimientos y pasos, así como selección de grupo, ejecución de tareas, manejo de tiempo, control de calidad,  y prevención.  El siguiente movimiento tiene que ver con la elaboración de un manual, cuya utilidad práctica –que es lo que buscamos todos- es vehiculizar sus contenidos y su aplicación práctica por parte de sus usuarios.  Teniendo en cuenta los avances de la tecnología, existen mecanismos modernos de sensibilización acerca de la importancia del cumplimiento de un manual. 

Estos mecanismos son las voces datos e imágenes cargables o recargables en las redes de internet, sus servicios de valor agregado y aplicaciones.  La brevedad es el alma de la claridad.   Por ello la narración, las imágenes y los textos deben ser claros y didácticos, teniendo música de fondo,  ilustraciones originales desarrollo de contenidos en formato físico y virtual. 

VIDEO MODELO DE UN MANUAL MODERNO

SUMARIO EJECUTIVO

      SUSTENTACION TECNICA PARA MANEJAR UN MANUAL

Ø  Visión comparada

Ø  Política de Estado

Ø  Visión, componentes, alcances

Ø  Principios rectores

      TECNICAS DE MODIFICACION DE MANUALES

Ø  Qué hacer, para qué hacer, cómo hacer

Ø  Diseño en un contexto único

Ø  Definición de instrumentos

Ø  ROF-MOF-CAF-PAD-TUPA

      PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO

Ø  Diagnóstico de entidad

Ø  Testimonios de protagonistas

Ø  Propuesta de instrumentos de gestión

Ø  Sostenibilidad

      BALANCE DE COMPROBACION

Ø  Servicios, organización, funciones.

Ø  Personal

Ø  Actuales técnicas

Ø  Gestión

Ø  Marketing

Ø  Entornos –interno- externo

      VERSON INEDITA

Ø  Organización

Ø  Naturaleza

Ø  Estructura

Ø  Organización

Ø  Funciones

      TEJIDO JURIDICO

Ø  Leyes

Ø  Convenios

Ø  Autorizaciones propias

Ø  Actos administrativos

      APLICACIONES PARA VEHICULIZAR CONTENIDOS

Ø  Inicios

Ø  Procedimientos

Ø  Procesos

Ø  Movimientos

Ø  Selección de grupos y ejecución de tareas

Ø  Manejo de tiempo, control de calidad, prevención

      SENSIBILIZACION Y FORMATOS

Ø  La importancia del cumplimiento de un manual

Ø  Cargas y recargas

Ø  Voces datos e imágenes

Ø  De lo físico a lo virtual

Ideas que funcionan

INTELIGENCIA ECONOMICA

Quisiera comenzar con la contención del derrame de petroleo en el Golfo de México por la British Petroleum (BP), aunque los efectos de este desastre ecológico se sentirán en los próximos 100 años.   De otro lado, no sabía en unos años, si todavía existimos, el vehículo para ir a la oficina o al trabajo, me pondrá a un lado para dar cabida una computadora que manejará por mí.   Tampoco sabía que cuando viaje al extranjero habrá otras monedas en reemplazo del dólar.   Toda cambia, incluyendo al universo que nos deja asombrados con una nueva estrella.  Nuevo también es lo que lo que hace que una empresa sea respetada, cómo sacar provecho en Facebook para comprar y vender y cuál es lo último en cirugía plástica.   Todo esto aquí en Inteligencia Económica con Jesus Jimenez Laban

EL DOLAR SERIA REEMPLAZADO POR OTRAS MONEDAS

Cuando escuché por primera vez que se estudia reemplazar al dolar por otras monedas, me pareció una posibilidad lejana. Pero ahora que los Bancos Centrales han empezado hacerlo, esto es más real de lo que pensaba. El Fondo Monetario Internacional habla de 64 por ciento de las reservas en dólares en todo el mundo, en tanto que las Naciones Unidas, en un documento reciente, recomienda la diversificación de monedas debido a los movimientos irregulares del billete verde. Esto significaría, en la practica, volver a a 1969 con el uso de los Derechos Especiales de Giro (DEG), es decir, una canasta de monedas (dolar, yen, libra, euros). China y Rusia apoyan esta iniciativa. ¡Es increíble!

Why it's time to diversify reserves from the US dollar - Jul. 14, 2010

Source: http://money.cnn.com/2010/07/14/news/economy/dollar_reserves_SDRs.fortune/index.htm

LA HORA DE INMIGRANTE

Hoy 16 de Julio y próximo 22 son fechas clave para los inmigrantes. Y es que el 29 de este mes entraría en vigencia la controversial Ley Arizona (iniciativa de la gobernadora Jan Brewer) vista por sus críticos como una norma que facilita detenciones por perfil racial. La juez de la Corte Federal escuchará hoy los argumentos de un policía de Phoenix, que se opone a la medida,  y de una ONG de mexicanos por el mismo motivo, en tanto que la próxima semana la magistrada escuchará la posición del gobierno federal y de organizaciones civiles. Habrá que ver.

Federal judge to decide whether Arizona Gov Jan Brewer's controversial immigration law gets enacted

¿SABE COMO DARLE UTILIDAD PRACTICA A FACEBOOK?

Facebook, twitter y Myspace son para muchos las redes favoritas que permiten conectarse con amigos y hacer nuevas amistades. Ahí están también todos los jovenes -que dejan la TV y prefieren ahora internet-, en ese segmento están trabjando politicos y "marketeros" de hombres de negocios. Pero otros van más allá. Usan el facebook `para vender casas, defender causas, promocionar mascotas, recaudar dinero y promover la solidaridad humana en tiempos de emergencia.

Woman turns to Facebook to sell house | GazetteOnline.com

TERREMOTO EN LA BANCA

De manera rápida, el senado de EE.UU aprobó la reforma financiera, la más importante iniciativa desde la Gran Depresién de 1929. La reforma contempla cambio en los órganos de control, protección al ahorrista y supervisión en Wall Street. Este enorme cambio es precedido por la otra reforma, la sanitaria. Después de todo esto, muchos esperan la la reforma migratoria.

Senate passes Wall Street reform | Video | Reuters.com

MAS ALLA DEL TRASPLANTE DE ROSTRO

La ciencia avanza-  No hace mucho la medicina sorprendió al mundo con el primer trasplante de rostro. Ahora médicos franceses usan la difícil técnica de cambiar párpados, toda una novedad en la cirugía plástica

Eyelids added in face transplant | Video | Reuters.com

CHOFERES SON REEMPLAZADOS POR COMPUTADORAS

Investigadores de la Universidad de Carolina del Norte han desarrollado un software que permite manejar vehículos son control humano. El nuevo diseño apunta a salvar vidas.

Computer-driven cars may save lives | Video | Reuters.com

¿POR QUE SE LE CONSIDERA A UNA EMPRESA?

Una lista mundial de empresas top ha elaborado Fortune. Dice que a una empresa que se considera por su innovación, inversión a largo plazo y gestión de calidad. Pone como ejemplo de calidad -habría que versu estructura, tamaño y funciones- de Disney e Intel, pero ocupan los primeros lugares Apple y Google. Las empresas más admiradas -comenta- están en EEUU y Alemania que asciende posiciones. ¿Cuándo llegará el día que figure una empresa peruana en este ranking?

Ver más

World's Most Admired Companies 2010 - from FORTUNE

Source: http://money.cnn.com/magazines/fortune/mostadmired/2010/index.html

NACE UNA NUEVA ESTRELLA

El espectacular nacimiento de una estrella gigante que se encuentra en la constelación del Centauro d. Los astrónomos del Observatorio Austral Europeo (ESO) tomaron las imágenes ¡Impresionante la portada del diario alemán Zeitung!!

Spektakuläre Geburt eines Riesensterns im Universum: So entsteht eine Sonne

Perfil ideal de un exportador

GERENCIA DE EXPORTACION

JESUS JIMENEZ LABAN

Teniendo estos pasos en cuenta, habrá que responder a la pregunta ¿qué hacer con los contactos disponibles para negociar nuevos contratos, acuerdos, propuestas y proyectos de corto, mediano y largo alcance.

Obviamente, resulta complementario a todo lo dicho aprender a navegar en internet para lanzar la red a la caza de nuevos compradores.   Esto supone una estrategia fina de marketing y un plan integral de comunicaciones que posicione la marca de la compañía, facilite las muestras de los productos en oferta y la toma de contacto con el proveedor del servicio o producto.

El proceso de exportaciones es casi el mismo en todas partes, sea lo virtual o en lo físico.  Se conservan los mismos principios.   Se requiere mucha supervisión de cada uno de los pasos, especialmente en el transporte de mercancía y todos los tramites de despacho, créditos y condiciones bancarias.    Adaptación del producto a las exigencias exportaciones, incluyendo embalaje, envases, envolturas, tamaño de letra, diseños etc. para atraer al comprador.  Se requiere preparar a los vendedores, armar una promoción de ventas,. Ideas de publicidad y todas las demás operaciones.

Toda la cadena de mando de un negocio de exportación debe estar orientada la velocidad en la atención del pedido (todo justo a tiempo – just in time), identificar y usar las cadenas de distribución, ahorrar costos para ser competitivo en los precios (el negocio de exportación es matemático y de precisión) y retener al cliente con oferta exportable suficiente,  y sostenible en el tiempo dentro del estándar internacional (el negocio de exportación es esencialmente volumen con calidad)

Quien esté en el timonel de la nave de exportación, debe tener dominio de si mismo y don de mando con estrategia, pegado a la honestidad profesional.   Debe ser políglota, negociador,  experto en manejo bancario, tributario, aduanero, contable, cambiario, arancelario, contractual en partidas arancelarias, cálculo de aranceles,  incoterms y seguros.   Es una persona que está al dia en los nuevos conceptos de organización, selecciones de políticas efectivas y tiene capacidad para resolver asuntos administrativos y tacto para ganarse la cooperación de los colaboradores.

Dicho de otro modo, es un hombre de negocios sumamente experimentado en estudios de mercado.   Siempre está atento al numero de habitantes,  cantidad de comerciantes en un ramo. idiomas, clases de monedas, restricciones a las importaciones, la evolución de la producción, puertos principales, medios de transporte y comunicaciones, asi como instituciones bancarias y conocimiento de los interno (facturación y cobranzas, giros, letras de cambio, cartas de crédito revocables e irrevocables, cambio de divisas extranjeras) y lo externo (balanza internacional de pagos, banco de importación y exportación, organismos multilaterales, inversión extranjera, prestamos privados y gubernamentales, repatriación de capitales)


DIAPOSITIVAS


APRENDA LA LÓGICA DE LAS EXPORTACIONES

La urgencia de hacer gerencia de conocimiento

LINEAS ESTRATEGICAS DE UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO

JESUS JIMENEZ LABAN

Si bien es cierto que los negocios dentro de los alcances de un Tratado de Libre Comercio crean un clima de competencia feroz lo que impone el reto de ser creativo para alcanzar la diferencia, lo importante aquí es desarrollar habilidades, destrezas y competencias que permitan tomar una porción –una dentellada-  de esa gigantesca torta del negocio global pues no hay empresa sin sentido de crecimiento, utilidad y ganancia. 

.

En esencia, un tratado de libre comercio, más propiamente llamado Acuerdo de Promoción Comercial, es un instrumento jurídico que permite ingresar a la pista del siglo XXI a un mercado de insospechadas oportunidades sin pagar impuestos, conocidos como aranceles con productos diversos –fruta, vegetales, fibra, grano, semillas, carne algodón, trigo, arroz, café-.  

.

Dentro del derecho comercial internacional prima el principio de la igualdad de oportunidades, vale decir, extranjeros y peruanos operando juntos plantas y fabricas asociadas porque el rasgo característico del comercio exterior es el uso apropiado de la negociación para atraer inversiones y diversificar exportaciones para lo cual se requiere un entrenamiento de previo de cuadros empresariales.

.

Vale recordar que ingresar a un tratado con estas características es permitir que productos de importación compitan con los nuestros, muchas veces, siendo desplazados por razones de precio, calidad o preferencia del consumidor, lo cual afecta el empleo, la propiedad y a veces la desaparición del mercado si no existe una implementación adecuada de compensaciones.    Pero en la misma medida el tener las puertas abiertas de espacios de venta inmensamente superiores en número de consumidores y capacidad adquisitiva (poder de compra), puede ser también un trampolín al acceso a tecnologías de avanzada, equipos agrícolas y pesqueros y nuevos instrumentos para industrializar el país orientado hacia las exportaciones. 

.

Por ello un tratado trae transformaciones legales en las leyes aduaneras, fitosanitarias, laborales.   Asimismo, comprende mecanismos de protección laboral –libre asociación, negociación colectiva, labores forzadas-, instrumentos medio ambientales, el uso de patentes biológicas, el comercio justo y sentido de responsabilidad social.  

Penetrar en un mercado como el peruano no es siempre fácil para inversionistas extranjeros.  Esta es otra oportunidad para miles de profesionales, empresas e inversionistas interesados en ofrecer servicios financieros, contables, legales y de desarrollo de contenidos etc.  Por ejemplo, unos 4 mil abogados de Estados Unidos requieren contactos con sus homólogos con países que tienen acuerdo comercial para trabajar juntos en materias vinculadas a los bienes raíces, registros públicos y garantías.

.

De manera que más importante que decir que un tratado de libre comercio es ratificado por los congresos de ambos países, aquí lo importante son las líneas estratégicas, es decir, los caminos por los cuales podemos avanzar hacia la penetración de nuevos nichos, la captación de nuevas oportunidades de negocios y la internacionalización de nuestras empresa y con ello la generación de empleo decente, acceso a dinero barato, computadoras, maquinaria, bienes de consumo e industriales, químicos y a nuevo estándares.

De manera que con transparencia y creatividad podemos transformar insumos en bienes y servicios competitivos orientados hacia mercados de prestigio y con capacidad de compra, dejando atrás el aislamiento entre murallas aduaneras y abrirse paso al libre mercado, libre comercio, libertad de la gente en un país, como Perú, con una costa privilegiada para la agroindustria, una industria de valor agregado,  una sierra virgen para cultivos organicos y una selva propicia para la biotecnología.


DIAPOSTIVAS DESARROLLO DE UN PLAN DE EXPORTACIONES

 

EN MEDIO DE TEMORES Y OPORTUNIDADES, PERU INGRESA A LA PISTA DEL SIGLO XXI

PUNTOS CLAVE DEL TRATADO DE LIBRE COMERCIO

TRATADO DE LIBRE COMERCIO EL INICIO DE UNA NUEVA ERA

Bases del negocio electrónico

La urgencia de hacer gerencia de conocimiento

LINEAS ESTRATEGICAS DEL TRATADO DE LIBRE COMERCIO (2)

En verdad, parece real aquello de que los acuerdos comerciales han llegado mucho antes de nuestra preparación y entrenamiento para capitalizar estas oportunidades porque toma tiempo igualar al país emergente con un país industrial, algo que supone uniformización de comportamientos en varias materias tales como el diseño de proyectos modernos, las patentes, la propiedad intelectual,  responsabilidad social, certificaciones, la cultura de lo orgánico, la automatización de los procesos, la banca 2.0 y el combate frontal contra la piratería de contenidos o desarrollo de software.

La banca que viene en camino está atada a los negocios en las bolsas y al comercio electrónico.   Quiere esto decir que están tocando las puertas nuevos formas de financiamiento y vías más rápidas para hacer dinero digital, vale decir, vías cada vez más novedosas para que nuestros proyectos tengan financiamiento y los negocios tengan más velocidad, algo que migra del formato físico al virtual, tal como lo empezamos a ver en la vida cotidiana.

El desarrollo de contenidos es una industria prometedora pero muy incipiente en el Perú.  Recién se está trabajando una ley en el Congreso en adecuación a la normatividad moderna de los tratados de libre comercio.   El software de soluciones empresariales debe cobrar un auge enorme en la próxima década, de manera que nuevos imperios virtuales nacerán con marca peruana, lo cual supone procesos prácticos para proteger la propiedad intelectual, difundir el uso de patentes y respetar los derechos de las iniciativas creativas, campo en el que está aún todo por hacer.

.

El desarrollo de las comunicaciones está atado a este proceso.  De la misma manera que el inversionista, especialmente el que extrae recursos naturales de la sierra y de la selva, se preocupa en construir carreteras de penetración, puentes y puertos para exportar la materia prima, en la misma medida existen multimillonarias inversiones –y otras en camino- para llegar con servicios de telecomunicaciones a todo el país.  

.

Dependerá de este proceso que pronto tengamos banda ancha a la altura de las mejores capitales del mundo, que la convergencia de un aparato telefónico, un televisor y una computadora se consolide en un teléfono móvil, el rey de la nueva era.   De ello dependerá la explosión de servicios en banca, en los negocios de exportación, en la universidad y en la internacionalización de gente que sufre actualmente la temible brecha digital.

.

De manera que hay un déficit enorme en infraestructura –estimado en 36 mil millones de dólares- para echar andar el país, algo que debe superarse de a pocos atendiendo las exigencias de la globalización, de la sociedad del conocimiento, de nuevas avenidas en la banda ancha, la protección de la privacidad,  y del desarrollo de contenidos junto con el comercio electrónico, expresión de modernidad, clave de la nueva riqueza de las naciones.

  

En el pensamiento estratégico de un joven que se inicia en la internacionalización los negocios clásicos –agricultura, pesca y minería- no desaparecerán pero surgirán negocios tan potentes como aquellos en base a la bioeconomía, la cibereconomía, las patentes biológicas,  que exige un mundo global en el cual el valor agregado, la iniciativa creativa o el conocimiento no chorrean sino gotean.   Hacer gerencia de conocimiento es hacer gerencia de la diferencia para ser único, auténtico y original en los negocios internacionales.

VIDEO INGRESE A LOS NEGOCIOS ELECTRONICOS