¿COMO ASEGURAR QUE LAS COSAS SE MUEVAN?
Jesus Jimenez Laban
El tema de fondo aquí es tener claro lo que dice el profesor estadounidense Albert Waterston en el sentido que planear es ordenar de manera permanente, consciente y clara las acciones a tomar utilizando los medios del caso para alcanzar los objetivos. Dicho con más precisión "Es la manera organizada, consciente y continua, para seleccionar las mejores alternativas y los medios disponibles para lograr determinados objetos o metas específicas".
Siendo así, la planeación en un proceso dinámico que persigue objetivos coherentes poniendo prioridades. Ella misma brinda los medios para alcanzar esos objetivos. Y no sólo eso se asegura que se hagan bien las cosas.
Para ello hay que responder las preguntas: Qué hacer, cómo hacer y cuándo hacer. Quien lo hace y qué medios utilizar para hacerlo.
QUEDA AHORA CONOCER LO QUE CUBRE, USA Y CONOCE LA PLANEACION
Como en la vida militar, amigos, la planeación cubre entre el ser y el deber ser. Algo así como tener una situación X y hacer algo para que las cosas salgan como uno las visiona para el futuro. ¿Acaso no hemos visto cómo empresas están a punto de quebrar y luego se recuperan después de hacer ajustes humanos, tecnológico o de innovación? Uno puede hacer que las cosas sucedad, pensando antes de actuar. Usa para ello lineas estrategicas de accion conocidas como estrategias o alternativas estrategicas. Administrar esa estrategia supone construir decisiones interrelacionadas para alcanzar objetivos.
Todo se desprende desde ahí, de ese concepto clave, de poder construir y controlar el futuro para lo cual estamos en condiciones de hacer una planeación (sea plan transitorio, permanente o transferencial), por ejemplo, de Relaciones Públicas en sus tres etapas sucesivas:
Si quisiéramos armar una campaña para mejorar la imagen del Perú, de una institución o de un personaje para que lo miren bien sus diferentes públicos, tenemos que seguir necesariamene esas tres etapas.
La estructura (investigación, diagnostico de la situación, decisión del tipo de plan, fijación de objetivos, selección de públicos); la etapa logística (acciones, medios, presupuesto, calendario) y la estratégica (puesta en marcha de plan, informacion-comunicacion, control de gestión (siempre) y evaluación (periódica) y corrección.
ENTONCES LO QUE SE DEBE CONOCER DE UNA ESTRATEGIA ES IMPORTANTE CONOCER LA RAZON DE SER DE ALGO.
Es decir, para formular una estrategia hay que definir, la razón de existir de una organizacion, asi como las relaciones entre lo interno y lo externo. No sólo hay que identificar las estrategias motrices sino implementarlas. No basta las ideas, hay que saber aplicarlas e implementarlas para que las cosas se muevan hacia adelante.
Y para esto se necesita método. Nada funciona sin método, el mismo que utilizaron Descartes, Galileo, Bacón...etc. Se usa el análisis (dividir una cosa en varias partes) o la síntesis que es lo opuesto (recomponer las partes en una cosa)
Incluso esto se usa para predecir el futuro a través de los conocidos pronósticos. Por supuesto, no se puede predecir con exactitud el futuro, pero si se puede hacer una estimación de las condiciones futuras en base a datos concretos y comparativos. Y para alcanzar ese futuro que visualizamos, que adivinamos, nos valemos de una coordinación operativa, es decir, usar a la vez medios logísticos, presupuesto, recursos humanos y alternativas frente a hechos imprevistos.
Claro, no se puede adivinar el futuro como lo pretendería hacer alguien que leer las cartas en el mundo de la cartomancia. No se puede predecir cuando habrá un huayco en Chosica, a unos kilometros de Lima Capital ni cuando ocurrirá un terremoto en el Cinturón del Fuego, pero sí podemos hacer estimados de las condiciones futuras.
Pasando a otro tema, nos vamos a valer ahora del profesor Juan Luis Posse Grafoso, autor de los Microproyecto y Macroproyecto, para poder usar bien las definicion de plan, programa y proyecto.
AQUI ALGUNAS DEFINICIONES
Proyecto, es una unidad mínima del plan. Es el que hace coherentes las actividades con los objetivos y metas en función de un programa
Programa es el que se encarga no sólo de unir los proyectos sino de darles coherencia poniendolos en línea con varios objetivos de desarrollo.
Plan integra y dar coherencia a cada programa en relacion con los objetivos y metas. De el se derivan los planes y proyectos en un proceso.
ACLARACION
Miren ustedes. Siguiendl al profesor Posse Grafoso, el proceso estratégico es dominio de la direccion de la organizacion, en tanto los programas y proyectos son propios de la parte operativa. Pertenecen a los mandos medios.
Entonces estamos viendo que hay niveles de decision y agregación en una organización.
Niveles:
Direccion, mandos medios, operativos
Decision. Estrategico, táctico, operativo.
Agregacion. Plan, programa, proyecto.
Para tener claras algunas cosas, permítanme estas precisiones.
La políticas vienen de arriba (compras, venta, producción, RR.PP), tienen que ver con los objetivos fijados por la organización y por ello deben ser éstas cumplidas con los subordinados.
Todo planeamiento debe responder a las políticas de la organización, haciendo compatibles estas con los objetivos de planes, programas y campañas.
Todo planeamiento es flexible en diferentes niveles.
Cuando el diseñador hace ajustes porque se trazo objetivo inalcanzable y ejecutores no pueden realizarlos o cuando ocurren circunstancias ajenas y contingencias.
HAY QUE EVALUAR Y ESTAR PREPARADOS PARA TODO TERRENO
Cuando las cosas están hechas, es bueno evaluar los resultados. Toda administracion estratégica lleva evaluacion que contiene tres etapas: revisión, medición, y aplicación de acciones correctivas.
Un superior no lo puede hacer todo. Tiene que delegar en otros para cumplir con eficiencia y eficacia las tareas encomendadas en los procedimientos. El subordinado puede tomarse la libertad de hacer las cosas como le parece pero sin salir de los objetivos para alcanzar las metas. La delegación de tareas equivale a la delegación de objetivos a alcanzar. Si los resultados no son satisfactorios, es urgente hacer reajustes.
DIFERENTES ESTILOS EN LA PLANEACION
En una planeacion se observa un horizonte temporal viendo hacia el futuro sin olvidar el pasado.
Para el profesor Russell Ackoff, autor de la obra "rediseñando el futuro", existen diferentes estilos en la planeación.
Reactivismo:
Jerarquia autoritaria y paternalista (Nada se mueve NI se toca sin el jefe)
Planeacion trata los problemas por separado y es prerrogativa de la direccion (los mandos m edios no se les toma en cuenta)
Todo tiempo pasado es mejor (para qué hacer cambios, dejemos así las cosas)
Vision clara de donde vienen y No adonde van (quién no tiene visión, perece)
Tienden a confiar en la organizacion antigua (le temen al cambio)
Se busca la continudiad y se evitan los cambios bruscos (quieren siempre más de lo mismo)
Inactivismo
La conformidad es mejor que la creatividad (sector público) (los innovadores causan incomodidad o terror)
El manejo de la organizacion es inercial (que las cosas caigan solas, para qué preocuparse)
Se está satisfecho con las cosas tal y como estan (inmovilismo)
Existe la politica de la no accion (las cosas están estancadas)
Se considera que la intervencion genera desorden (no podria trabajar ahí un rompe esquemas)
Se atacan los efectos y no se buscan sus causas (política de parches)
Preactivismo
El futuro es mejor que el presente o el pasado
Se busca a acelerar el cambio
Su paradigma es la planeacion contingente
Son perfeccionista. El uso de adeltantos tecnologicos es indiscriminado
Todas las nuevas tecnologias son panaceas
Interactivismo. La planeacion es el dieño de un futuro deseable y de la invención de los métodos para llegar a él.
Para alcanzar las mejores lineas genércia de accion, hay que integrar el pasado, presente y futuro a fin de alcanzar las mejores estrategias.
POR QUE NOS ORGANIZAMOS DE UNA FORMA Y NOS ORIENTAMOS HACIA ALGO?
ENFOQUE SISTEMICO - VECTORES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL
Nos organizamos con una visión, traer la idea del futuro al presente y nos orientamos hacia una misión, el propósito. En este caso, Mision, ahi se identifica el espacio (mercado) que se pretende servir, detectando necesidades de clientes y competencia del producto. Esos elementos son los que deciden la organización y orientación de cualquier organización.
Hay una estructura organizacional, que depende de la estrategia, es flexible y por tanto responde a los cambios del entorno. Habla de las relaciones sociales que se desarrollan y establecen en las organizaciones.
Esa estructura organizacional comprende no sólo la cultura organizacional filosofia, valores, politicas, normatividad, manuales, reglamentos. Tambien aspectos horizontales: division del trabajo, grado de especializacion, relaciones, departamentalizacion. Aspectos verticales Delegacion, descentralización, niveles jerárquicos, tramo de control y toma de decisiones.
Diseño de transformacion. Ahi se localiza el proceso de transformacion para producir producos de acuerdo a las necesidades del cliente. (implícitas y explícitas). Este diseño tiene cuatro elementos
Tecnologia de proceso (conocimiento referente al proceso de transformacion)
Tecnologia de operacion (experiencia acerca del diseño de transformacion) Elemento decision en la competitividad. La teoria sin la practica es solo conocimiento teória. Y practica sin teoria es empirismo.
Tecnologia de equipo. Es la parte física del diseño de transformación. Sus caracteristicas son resultado del mercado, proceso y experiencia.
Producto es el resultado del diseño de transformacion de acuerdo a las necesidades del mercado.
MIDIENDO EL LARGO, ANCHO Y ALTURA DE LAS COSAS
Este enfoque sistemico se interrelacion con un macrosistema llamado entorno ( todo aquello que rodea a la organización y no controla)m es decir: politico, economico, social, cultural, tecnologico, ecologico, nacional, internacional. Y poniendo todo junto, en un sistema organizacional integrado -entorno, mision, diseño de transformacion, estructura organizacional- se puede obtener una matriz de oportunidades, debilidades y amenazas que es conocida como la matriz FODA.
CONSTRUYENDO EL FUTURO
Quizás, los conceptos no son amigables. No hay problema. Todo el mundo el mundo dice eso, pero es bueno familiarizarse con los procesos y las estructuras. Todo lo que acabamos de estudiar nos sirven finalmente para hacer una proyeccion y un pronóstico. Y esto no será posible si no se cuenta con datos históricos confiables. Una estimación del futuro descansa en la estadística, datos históricos, las técnicas propias de las administración, que seguramente serán materia de otro analisis.
PERO RECUERDEN ESTO: SOMOS HOY LO QUE DECIDIMOS SER EL DIA DE AYER Y HOY INICIAMOS LA CONSTRUCCION DEL FUTURO.
